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Aprende a diseñar tu sala de reuniones

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sala de reuniones

Uno de los espacios de trabajo más importantes para el trabajo colaborativo y las necesarias conversaciones interdepartamentales y de empresa es la sala de reuniones o sala de juntas. ¿Cómo sacar el mejor rendimiento a este espacio de trabajo? ¿Todas las salas de reuniones son iguales? ¿Influye la configuración de la sala en los objetivos que pretendemos alcanzar en esa reunión?

En nuestro artículo de hoy te damos las claves para diseñar una sala de reuniones que se adapte perfectamente a tu espacio y necesidades productivas y, también, que te ayude a alcanzar los objetivos que buscas al convocar una reunión.

La clave es la configuración.

La clave para diseñar una sala de reuniones cómoda, con estilo y realmente funcional está en su configuración, es decir, cómo colocar las mesas y las sillas tanto en función de las personas que vayan a asistir a la reunión, como del objetivo o finalidad que va a tener la reunión en sí.

La configuración es, también, fundamental para marcar el tono de una reunión ya que dibuja líneas invisibles de jerarquía, sumisión, liderazgo, etc. Es decir: rompe barreras o las crea en función de lo que pretendamos conseguir en esa reunión.

Desde este punto de vista, tres de las configuraciones más habituales de las salas de reuniones actuales serían:

  • Clásica.
  • En bloques o grupos.
  • Cuadrado hueco.

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Configuración clásica.

Todos conocemos la llamada configuración clásica de una Sala de Juntas al uso: una mesa rectangular con sillas en los lados y puestos relevantes en su cabecera.

sala reuniones tradicional

Usos principales de esta configuración: facilita las conversaciones dirigidas por un moderador principal, las conversaciones directas entre dos grupos de personas y el intercambio de documentación escrita.

Ventajas principales:

  • Esta disposición permite un aforo importante de asistentes a una reunión y, si lo deseamos, establece dos zonas enfrentadas.
  • Trasmite una imagen clásica y seria de la empresa o del convocante de la reunión.
  • Es un espacio cómodo para mantener reuniones prolongadas, negociaciones delicadas, intercambio confidencial de información, etc.

Configuración en bloques o grupos.

Una configuración cómoda para realizar sesiones de formación o reuniones “brain storming” es distribuir diferentes mesas rectangulares por bloques o grupos en las que los asistentes se distribuyan bien en una sola parte de la mesa (mirando hacia un moderador), bien a ambos lados de la mesa para realizar trabajos colaborativos.

mesa-reuniones-bloques

Usos principales de esta configuración: facilita las reuniones de trabajo colaborativo y las reuniones puntuales entre grupos de departamentos. Muchas empresas utilizan esta configuración para crear un espacio de trabajo ideal para hacer actividades coworking y para organizar sesiones de formación continua.

Ventajas principales:

  • Facilita la comunicación en el grupo.
  • Permite la visualización cómoda de proyecciones multimedia, vídeos, videoconferencias, etc.
  • Crea un espacio distendido donde los participantes se sienten más cómodos para interactuar y aportar sus ideas al moderador de la sesión. 

Configuración en cuadrado hueco.

Una variación de la configuración anterior consiste en disponer las mesas rectangulares formando un cuadrado que deje vacío el espacio interior.

sala reuniones
Usos principales de esta configuración
: como el anterior, facilita las reuniones de trabajo colaborativo y las reuniones puntuales que busquen una alta participación de todo el conjunto de asistentes a la reunión. También es muy utilizada para hacer dinámica de grupos, jornadas de lluvia de ideas, sesiones de trabajo colaborativo, jornadas de formación continua, etc.

Ventajas principales:

  • La configuración permite que todos los asistentes a la reunión puedan mantener una comunicación visual directa con el resto de compañeros.
  • Difumina la sensación de liderazgo o sumisión a las ideas y puntos de vista de los miembros más influyentes o del moderador de la reunión.
  • Crea un espacio distendido, cómodo y que invita al intercambio rápido de ideas y puntos de vista diferentes. 

¿Quieres saber qué tipo de mesa de reuniones necesitas?

 

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