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Nuevas formas de trabajo en la oficina: hotelling y hotdesking

Entorno productivo y nuevas formas de trabajo

Mesa regulable Sit & Stand

Que las nuevas formas de trabajo están transformando las oficinas es un hecho innegable y del que todos los trabajadores y gerentes son muy conscientes, aunque no en la medida que debería, pues todavía hay muchos empleados que comprueban cómo sus espacios de trabajo no están preparados para satisfacer sus necesidades.

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Estos nuevos trabajadores, los millennials que se van incorporando a las empresas, priman la flexibilidad laboral y el teletrabajo. Valoran poder escoger cuándo acudir a la oficina, cuándo comenzar y cuándo terminar la jornada laboral… este es un activo que se sitúa casi a la altura del salario. También, cada vez con mayor frecuencia, las empresas impulsan el teletrabajo.

Hoy vamos a centrarnos en estos casos en los que el trabajador no pasa, ni de cerca, las 8 horas de la jornada en su puesto operativo. Las estadísticas lo demuestran: hay un tipo de empleados que solo ocupan sus puestos de trabajo un 30% del tiempo, lo que significa que la mayor parte este mobiliario está desocupado.

Porque una parte importante de la plantilla, por los requerimientos de su trabajo, necesita desplazarse a trabajar fuera de la oficina o no precisa utilizar su puesto operativo el 100% del tiempo que trabaja; en ocasiones ni siquiera necesita disponer de un puesto fijo.

Siendo así las cosas, esto conlleva un gasto innecesario en mobiliario y en espacio. ¿No sería más productivo reducir costos en muebles e infraestructuras?

La respuesta es sí, y aquí entran en juego 2 nuevos entornos en la oficina derivados de estas nuevas formas de trabajo: hotelling y hotdesking.

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¿En qué se diferencian? ¿En qué se asemejan? ¿No son lo mismo?

La respuesta es no. Aunque estos dos conceptos responden a dos necesidades muy similares a la hora de trabajar, su diferencia es muy sutil.

Ambos hacen referencia a una forma de trabajo y a un modo de disponer del espacio en la oficina por no asignación, pero mientras que en el hotelling la reserva sí es necesaria, en el hotdesking no.

¿En qué casos concretos se puede producir esto?

Por ejemplo, en las startups. Verás que normalmente las instalaciones son de pequeño tamaño y que abundan las zonas de soft seating y coworking. Porque en los días actuales los trabajadores ya no dedican tanto tiempo a trabajar pegados al monitor, de forma aislada, sino que trabajan en equipo, reuniéndose con más frecuencia pero en reuniones de menor duración.

¿Dónde guardo mis pertenencias y objetos personales?

Las nuevas oficinas también impulsan y favorecen la limpieza de la superficie de trabajo, y lo mejor para este trabajador nómada es saber que puede dejar en una consigna con total tranquilidad su bolso, objetos personales, documentos… así, a la hora de preparar sus pertenencias para llevarlas a la oficina, únicamente transportará lo imprescindible y quedarán guardadas de forma segura.

¿Cuáles son los beneficios de plantear en tu oficina un espacio hotelling o hotdesking?

Aunque son conceptos que presentan diferencias, los beneficios y características derivadas de estos nuevos espacios son muy similares. Por un lado, suponen un ahorro importante de los costos para la empresa, tanto de mobiliario como de obra. Por otro, implica un aprovechamiento útil de ese espacio, que podrás emplear en equipar zonas soft-seating o de coworking, por ejemplo.

¿Crees que tu oficina debería renovarse y adoptar alguno de estos nuevos entornos de trabajo?

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