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La importancia de la mesa de reuniones en la productividad laboral

Elementos y muebles para espacios de trabajo

Mesa reuniones

Las mesas de reuniones siempre han sido consideradas como uno de los muebles imprescindibles en cualquier ambiente laboral. Sin embargo, tener a disposición de la empresa la mejor mesa del mercado, que se adapte a la funcionalidad que cumple, no siempre garantiza que se logren los mejores resultados. En ocasiones, lo que hace que el mobiliario no ayude a mejorar la productividad laboral es el uso que se le da. Para poder sacar partido de un buen diseño de oficina hay que tener claros cuáles son los objetivos de la reunión y, sobre todo, cuál va a ser la dinámica de trabajo.

Uno de los problemas que más se detectan relacionados con las salas de reuniones en la oficina tiene mucho que ver con el exceso de convocatorias que se dan. El modelo de trabajo anterior al actual partía de la necesidad de reunirse continuamente sin unos objetivos claros de lo que se pretendía conseguir en dicho encuentro. Las mesas de reuniones son un impresdincible que debe ser utilizado precisamente en ese sentido, cuando sea necesario. Precisamente en la línea actual de cambio de la concepción de los espacios de trabajo, cada vez es más habitual que la sala de reuniones deje de ser el único punto de encuentro quedando reservado para aquellos más formales. Aparecen ahora mesas flexibles que pueden funcionar como mesa de reunión en las zonas de softseating.

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¿Cómo planificar correctamente una reunión?

La planificación de la reunión debe ser clave para aprovechar espacios de trabajo específicos que han sido diseñados para lograr la máxima productividad. En una buena planificación no deben faltar estos cuatro puntos que definimos a continuación:

  1. Objetivo de la reunión: Para convocar un grupo de trabajo lo primero que debe tenerse en cuenta son los objetivos que se pretenden lograr en ella. El responsable del encuentro debe tenerlos claros y transmitirlos de forma sencilla a todos los que van a participar en ella.
  2. Convocatoria: Aunque parezca un asunto banal, la convocatoria de la reunión es algo prioritario. Garantizar que todos los asistentes tengan constancia del encuentro y que además puedan acudir sin renunciar a ninguna de sus tareas prioritarias en el horario consensuado es algo que también debe ser analizado en profundidad.
  3. Desarrollo de la reunión: Aunque no se puede anticipar todo lo que ocurrirá en la reunión, porque son varias las personas que participan en ella y eso crea un componente de cierta incertidumbre, el responsable de la convocatoria debe tener una guía para reorientar los contenidos que se tratan hacia los objetivos iniciales planteados.
  4. Postreunión: Tras acabar la reunión se debe hacer un análisis de lo logrado que garantice que todos los miembros han entendido lo que debe hacerse a partir de ella garantizando la definición y el reparto de tareas. También conviene una reunión periódica para analizar la evolución del proyecto.

Las reuniones en las zonas de softseating

Sin embargo, con un concepto que está cambiando con la definición de las mesas de reuniones como un imprescindible en la empresa no se puede olvidar al softseating. Esta nueva tendencia crea espacios de trabajo abiertos y confortables que incluyen en muchos casos mobiliario que no es habitual en las oficinas tradicionales. Las reuniones que se llevan a cabo en estas zonas no requieren de la planificación anterior porque son mucho más distendidas y amigables perdiendo parte de su contenido más formal. Son los propios trabajadores los que buscan a otros para resolver dudas, para repartirse trabajo o para colaborar entre ellos. En ese nuevo ambiente, mesas bajas combinadas con pufs y sofás, mesas altas con taburetes de diseño, o incluso muebles auxiliares pueden formar parte de un lugar pensado para unas reuniones que fomentan la productividad y el bienestar del trabajador.

 

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