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La oficina sin papel como reto empresarial y cambio de paradigma laboral

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oficina sin papel

A día de hoy, la oficina no lleva en su significado implícito la palabra papel. Al menos no en el caso de las oficinas modernas que pretenden sacar el mayor rendimiento de su plantilla y de su espacio aprovechándose de las nuevas tecnologías. Al mismo tiempo, aquellas que se sienten atraídas por la regla de futuro en la que imperará el uso de lo digital se benefician de un valor añadido extra como lo es la responsabilidad social corporativa con el medio ambiente. Gastar menos papel u olvidarse de él supone preocuparse por la tala de árboles, por la productividad de la empresa y por el gasto en material habitual.

En la oficina sin papel son todo ventajas. Sin embargo, este tipo de oficina requiere una gran inversión en lo que se refiere a ordenadores e instalación de software para almacenar todos esos datos. De la misma manera, precisamente porque desaparecen muchos de los que eran hasta la fecha muebles básicos, también se producen cambios importantes en el diseño y mobiliario de oficina.

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¿Cómo cambia el mobiliario de trabajo en la oficina sin papel?

  • Las estanterías: Generalmente, las estanterías y el mobiliario de almacenamiento es un imprescindible de oficina. Pero, ¿desaparece por completo en una oficina sin papel? En realidad no. Es cierto que al existir menos documentación en papel al estar todo digitalizado dejan de cobrar sentido. Sin embargo, junto con la oficina sin papel han aparecido otros modelos de trabajo se convierten en tendencias como por ejemplo los entornos colaborativos o el coworking. En ambos el almacenamiento es fundamental, aunque no para el papel sino para las pertenencias y documentación de cada uno de los trabajadores. Por lo tanto, se siguen necesitando muebles de almacenaje aunque orientados al uso personal y a la optimización de espacios de trabajo cada vez más flexibles.
  • Los complementos de escritorio: Muchos de los complementos de escritorio que hasta el momento eran imprescindibles han cambiado con la oficina sin papel. Las papeleras empiezan a convertirse en algo secundario al eliminar la mayor parte del papel que se utiliza. Pero no solamente éstas. De hecho, los trituradores del papel dejan de tener sentido en este nuevo modelo empresarial. A cambio, otro tipo de accesorios cobran un papel más importante. Las pizarras, los paneles imantados y otro tipo de soportes para tomar apuntes en oficinas colaborativas están en auge para adaptar el espacio laboral al nuevo modo de trabajar.
  • Las salas adicionales: Para poder prescindir del papel hay que crear salas en las que se pueda acceder y garantizar todos los datos que se almacenan en el sistema. No es necesario que sean espacios enormes, ni tampoco que sean específicos porque se pueden incluir en los espacios diáfanos que se utilizan para el trabajo colaborativo. Sin embargo, es importante que todas las empresas que renuncian al papel tengan en cuenta que los servidores, el acceso a la información y la seguridad son claves para que su sistema mejore la productividad y no genere problemas en el trabajo diario.

La productividad en la oficina sin papel

Olvidarse del papel en la oficina, o reducir al mínimo su consumo no solo supone un ahorro de dinero y un beneficio para el medioambiente. La productividad aumenta en los ambientes con esta filosofía porque el empleado puede acceder a la documentación desde cualquier lugar y eso le hace posible llevarse parte de las tareas a casa, prepararlas el día antes de la reunión mientras desayuna o acceder a la información inicial en pleno proceso de desarrollo de un proyecto para recordar ideas sin tener que buscar entre todas las carpetas físicas.

Por otro lado, la oficina que renuncia al papel también implica un ahorro de tiempo para las personas que debían sacar sus copias y almacenarlas. Ahora solo hace falta guardar la copia digital en su correcta carpeta y estará todo ese trabajo hecho sin moverse de la silla.

La oficina sin papel promete ser el futuro en las tendencias de diseño de espacios de trabajo y deben tenerse en cuenta las nuevas necesidades para convertirlas en una realidad.

 

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