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Reunionitis: cómo hacer que tus reuniones sean más productivas

Entorno productivo y nuevas formas de trabajo

sala reuniones

Es probable que en más de una ocasión te hayas encontrado en tus proyectos con el fenómeno de la reunionitis. Se conoce por este término a la obsesión que tienen, generalmente los jefes o los altos mandos, en reunir a la plantilla. No se trata de evitar la comunicación, ni tampoco los encuentros entre los empleados o los grupos de trabajo, pero la reunionitis supera ese límite fomentando las reuniones que se centran más en el encuentro en sí mismo que en los objetivos que se van a conseguir en éste. Esta fórmula de trabajo se está quedando obsoleta, y es importante que la configuración de los espacios de trabajo lo tengas en cuenta.

La productividad y el trabajo por objetivos son claras tendencias en el mundo laboral. Todo lo que no pretenda conseguir logros en un proyecto o ser productivo deja de ser imprescindible. Por lo tanto, el afán de reunirse o pasarse horas en la oficina solo por el mero hecho de estar ahí han dejado de ser prioridades. Ahora no importa si los altos mandos pueden dar o no órdenes directas a los trabajadores porque la empresa cree en una cultura mucho más horizontal. Ahora no es necesario planificar reuniones, porque los empleados tienen espacios comunes en los que intercambian puntos de vista en todo momento. Actualmente no se requiere programar grupos de trabajo en horarios fijos porque la autonomía de los actuales empleados hace que sean ellos mismos los que se organicen. Así, las salas de reuniones solo se utilizan en casos muy puntuales y la reunionitis ha pasado a la historia.

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Las reuniones continuadas e informales

En lugar de apostar por el fenómeno de la reunionitis en el que las salas de reunión parecían ser el único espacio en el que realmente se trabajaba aún pese a que en muchos casos los empleados salen de ellas sin saber por dónde empezar, el modelo de trabajo actual apuesta por la creación de espacios comunes óptimos para las reuniones informales. Todas las tendencias que existen en mobiliario y configuración de zonas de soft seating buscan fomentar la comodidad, la sensación de hogar y la comunicación con el fin de que no se requiera una fecha y una hora concreta para hablar de los proyectos. Las ideas pueden surgir a cualquier hora del día, y cualquier momento puede ser bueno para intercambiarlas y conseguir mejorar el trabajo en equipo. Entonces, ¿cómo es que hasta ahora solo se podía hablar en la sala de reunión? Cosas de un modelo obsoleto que por suerte va dejando paso a tendencias modernas y actuales en línea con la mejora del ambiente de trabajo y de la productividad.

Las reuniones de la sala de reunión

Para conseguir que las reuniones que resulta necesario llevar a cabo en la sala específica para ellas sean productivas hay que tener en cuenta toda una serie de consideraciones que te mostramos a continuación. Si en un determinado caso la reunión no cumple estos objetivos específicos, quizás no se trate de una reunión realmente imprescindible y puede que sea mejor dejar ese tiempo disponible a los trabajadores para que se concentren en sus proyectos. A no ser que se quiera caer en el fenómeno poco productivo de la reunionitis.

  1. Hay objetivos nuevos a transmitir a los trabajadores y es necesario contar con su participación para ejecutarlos de la forma correcta
  2. Se pretende hacer un seguimiento de la actividad desarrollada hasta la fecha para evaluarla o plantear estrategias futuras
  3. La reunión necesita de un lugar específico para su desarrollo en el que la concentración en los puntos de la reunión sea la clave
  4. En la reunión habrá otro personal más allá del de la empresa, como por ejemplo clientes, proveedores o cualquier otro público y se requiere un espacio específico.
  5. Se ha comentado anteriormente a los empleados los puntos que se expondrán en ella para que puedan ir previamente preparados y listos para aportar sus propias opiniones.

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