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¿Son necesarios los armarios archivadores en la era digital?

La nueva oficina

Filing cabinet, 3D

Muchas empresas se han adaptado ya a la era digital y otras se encuentran en proceso de cambio para buscar su encaje en un entorno en el que cada vez tiene mayor importancia la red y el mundo de Internet. Precisamente en ese sentido surgen una serie de dudas que para muchos no tienen una fácil solución ¿han dejado de ser necesarios los archivadores? ¿Ha cambiado el mundo de Internet la manera en la que utilizamos y almacenamos la información? ¿Hasta qué punto influye todo ello en el diseño de una oficina? Hoy hacemos un repaso por todas esas cuestiones intentando ver la luz al final del túnel.

Aunque el mundo online sea cada vez más relevante y la gran mayoría de trabajadores tengan un puesto de trabajo con ordenador desde el que guardar de manera virtual la información, la oficina sin ningún tipo de papel es todavía una utopía. Contratos que necesitan ser firmados físicamente, documentos que se utilizan para llevar a las reuniones, briefings que sirven para presentarse al cliente, y un largo etcétera de ejemplos conforman la tesis de que el papel es necesario. ¿Entonces, se continúan requiriendo la misma cantidad de archivadores? ¡Por supuesto que no!

 

Menor espacio de almacenamiento

El uso del papel sí se ha limitado con la era digital. Mientras que antes todo se almacenaba en casilleros que contenían carpetas con otras subcarpetas, ahora solo se imprime y se guarda en su formato físico alguna de toda la información de la que se dispone. Todo lo demás se guarda en la nube, generalmente en servidores virtuales seguros que son capaces de permitir el acceso en remoto y desde cualquier equipo a los trabajadores de la empresa. Por lo tanto, en las nuevas oficinas, debes considerar que el espacio que se dedica a los armarios archivadores mengua de manera notoria.

Como ocurre cuando haces el análisis de las necesidades de la empresa debes adaptar la teoría general a tu caso particular. Algunos sectores continúan utilizando un importante espacio para el almacenamiento de papeles físicos. En otros, el uso de armarios archivadores se ha reducido a la mínima expresión. Con esto quiero decir que aunque la era digital haya afectado al uso del papel en la oficina en todos los casos, debes tener en cuenta tu proyecto de manera concreta para analizar cuántos casilleros se necesitan de verdad.

 

Un almacenamiento distinto

Otra de las nuevas fórmulas que ha aparecido con la era de lo digital ha sido el cambio de paradigma en el modo de almacenar documentación. De hecho, en oficinas en las que el espacio de cada trabajador se flexibiliza hasta el punto de ser usado por varias personas a lo largo del día, ha surgido la necesidad de contar con casilleros con ruedas o casilleros específicos. Estos sirven para que cada cual guarde sus documentos y pueda tenerlos a mano sin que molesten a otros. Si el proyecto en el que trabajas es de este tipo debes considerar que el uso de los armarios archivadores comunes quizás no sea lo más apropiado para dicho modelo de negocio.

 

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