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Cómo organizar archivos de oficina

Elementos y muebles para espacios de trabajo, Entorno productivo y nuevas formas de trabajo

Ya sabemos que organizar una oficina es esencial para fomentar la productividad y mantener un equilibrio y orden dentro de la empresa, pero en el post de hoy, vamos a explicarte cómo organizar archivos de oficina, para que tengas siempre a mano y en buen estado tus documentos, con la intención de facilitarte el trabajo y ahorrarte tiempo.

Tips para organizar archivos de oficina

  1. Lo primero que no puede faltar a la hora de organizar los archivos de una oficina deben ser las carpetas y/o archivadores de oficina. Necesitarás algún tipo de sistema (offline) para poder guardar la gran cantidad de archivos que una empresa genera.
  2. En segundo lugar debes tener claro cómo vas a organizar tus archivos, en qué categorías y qué sistema vas a seguir para clarificarlos de manera que tenga sentido.
  3. Organiza los archivos alfabéticamente y por colores, es decir, elige un color para cada categoría y así podrás tener una carpeta para cada una de ellas, pero además, organiza las mismas y las subcategorías alfabéticamente, es importante y más fácil si tienes dos factores o indicadores a la hora de buscar un documento guardado.
  4. Te recomendamos que etiquetes los archivos, escribiendo y/o poniendo una etiqueta en la pestaña de cada carpeta, de manera clara, como hemos dicho anteriormente. Desde la categoría general hasta la subcategoría.
  5. Aprovecha el espacio de las cajoneras de oficina o muebles donde tengas los archivos, ya que a nadie le gusta encontrarse un montón de papeles juntos y con el paso del tiempo cada vez irás acumulando más información. Organizar archivos de oficina te será más fácil, cuanto más fácil te lo hagas tú a ti mismo.
  6. Crea un horario para organizar archivos de oficina, es decir, al final del día dedica unos minutos para colocar en su sitio los documentos que se hayan generado y que sea necesarios guardar.cajonera organizar archivos de oficina
  7. Al menos una vez al año revisa los documentos y depura aquellos que no sean necesarios para el correcto funcionamiento de la empresa.
  8. Asegúrate y confirma que todos los empleados de la empresa que tengan acceso a los archivos, sepan cuál es el sistema a seguir, para que no haya ningún problema ni se pierdan archivos importantes. Si llega alguien nuevo, asegúrate también de que sepa cómo organizar archivos de oficina en tu empresa.
  9. En la plataforma de la empresa, ten un documento en el que se explique el mecanismo o metodología para organizar todos los documentos. Siempre puede haber un despistado que no recuerde en qué color va cada cosa y que cree un pequeño percance. Así podrá revisar cómo organizar los archivos de la oficina en todo momento.
  10. ¡Limpia los muebles donde tengas tus archivos de oficina! Sí, aunque estén cerrados el polvo se acumula, y eso puede provocar el deterioro de las carpetas, archivadores y documentos.

archivador organizar archivos de oficina

Esperamos que te haya servido de ayuda nuestro post sobre cómo organizar archivos de oficina y que ayude a mejorar el rendimiento de tu empresa y facilite la tarea de guardar documentos. ¡Te esperamos en el próximo post!

 

 


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